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La gestione contabile delle spese

Le fasi di gestione della spesa sono l'impegno, la liquidazione, l'ordinazione e il pagamento.
La Giunta assegna le risorse finanziarie ai responsabili dei servizi con l'approvazione del Piano esecutivo di gestione (PEG) o degli atti programmatici di indirizzo

L'impegno della spesa

Per le spese correnti l'obbligazione si considera perfezionata dal punto di vista amministrativo.

  • con la conclusione del contratto per gli interventi riguardanti l'acquisto di beni di consumo o di materie prime, la prestazione di servizi, l'utilizzo di beni di terzi
  • con l'adozione del provvedimento che individua il beneficiario per gli interventi relativi a trasferimenti di denaro

Negli atti di impegno (determinazioni) dai quali derivi un'obbligazione a carico della Comunità  i responsabili dei servizi indicano la somma da pagare, il soggetto creditore, la ragione del debito, l'imputazione a bilancio, nonché gli estremi di eventuali prenotazioni di impegno provvisorio.
Le determinazioni di assunzione di impegno di spesa, corredate della necessaria documentazione, sono trasmesse in originale e due copie al Servizio Finanziario entro 3 giorni dalla loro adozione; entro 5 giorni dal ricevimento il responsabile del Servizio Finanziario appone il visto di regolarità  contabile che attesta la copertura finanziaria o restituisce al servizio proponente gli atti privi della copertura finanziaria o irregolari.
Successivamente il responsabile del servizio competente comunica al terzo interessato l'avvenuto impegno e provvede all'ordinazione.

La prenotazione di impegno provvisorio

Per le procedure di spesa relative a piani, programmi, progetti, interventi o iniziative da realizzare nell'esercizio i responsabili di servizio possono richiedere al Servizio Finanziario, prima dell'adozione dei provvedimenti di spesa, la prenotazione di impegno provvisorio. La richiesta indica in quale fase si trovi il procedimento, l'ammontare presunto della spesa e gli interventi interessati. L'impegno si considera prenotato se entro 3 giorni dal ricevimento della richiesta il Servizio Finanziario non evidenzia irregolarità.

La liquidazione della spesa

Tutte le fatture e le richieste di pagamento sono registrate dal Servizio Finanziario e successivamente trasmesse per la liquidazione al servizio che ha dato esecuzione al provvedimento di spesa.
Il servizio di merito liquida la spesa verificando la regolarità  della fornitura, prestazione o esecuzione dei lavori, e la corrispondenza del titolo di spesa alla qualità, alla quantità, ai prezzi, ai termini e alle altre condizioni, entro 10 giorni dal ricevimento della documentazione.
L'atto di liquidazione, datato e sottoscritto, è trasmesso con tutti i documenti giustificativi, al Servizio Finanziario per i successivi controlli amministrativi, contabili e fiscali e per l'annotazione nelle scritture contabili.
Anche in questo caso il Servizio Finanziario è chiamato ad apporre il visto di controllo e riscontro e a dare esecuzione al provvedimento mediante l'ordinazione.

Il mandato di pagamento

I mandati di pagamento sono sottoscritti dal responsabile del Servizio Finanziario o da altro funzionario incaricato e trasmessi al tesoriere.
Nel mandato di pagamento sono indicati:

  • il numero progressivo
  • l'esercizio finanziario a cui si riferisce la spesa
  • l'intervento (o il capitolo per i servizi per conto di terzi) a cui è riferita la spesa e la relativa disponibilità
  • la codifica della spesa
  • le generalità e il codice fiscale o partita IVA del creditore, o del soggetto tenuto a rilasciare quietanza, nel caso di persona diversa dal creditore
  • l'ammontare della somma da pagare
  • le eventuali modalità di pagamento richieste dal creditore
  • la causale della spesa
  • la scadenza del pagamento, nel caso sia prevista dalla legge o dal contratto o sia stata concordata con il creditore
  • gli estremi dell'atto esecutivo che legittima l'erogazione della spesa
  • la data di emissione

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