L’inventario è il documento contabile che rappresenta l’insieme dei beni della Comunità, suddivisi nelle seguenti categorie:
- beni immobili patrimoniali indisponibili
- beni immobili patrimoniali disponibili
- beni mobili
Inventario del patrimonio
La tenuta e l’aggiornamento degli inventari sono affidati all’economo.
Inventario dei beni immobili patrimoniali (disponibili e indisponibili)
Gli inventari dei beni immobili patrimoniali indicano:
- la denominazione, l'ubicazione e l'uso a cui sono destinati i beni
- il titolo di provenienza, gli estremi catastali e tavolari, la destinazione urbanistica nel caso si tratti di terreni
- la volumetria, la superficie coperta e quella non coperta
- lo stato di conservazione dell'immobile
- le servitù, i pesi e gli oneri di cui sono gravati
- il servizio o soggetto privato utilizzatore
- il valore iniziale e le eventuali successive variazioni
- l'ammontare delle quote di ammortamento
- gli eventuali redditi
Inventario dei beni mobili
Nell'inventario dei beni mobili sono specificati:
- il luogo in cui si trovano e il servizio utilizzatore
- la denominazione e la descrizione secondo la natura e la specie
- la quantità e la specie
- il valore
- l'ammontare delle quote di ammortamento
Per il materiale bibliografico, documentario ed iconografico viene tenuto un inventario separato con una numerazione autonoma.
I beni singoli e le collezioni di interesse storico, archeologico e artistico sono descritti in un altro inventario separato.
Non sono iscritti negli inventari le seguenti categorie di beni:
- beni ed oggetti di facile consumo, quali cancelleria, materiale per il funzionamento dei servizi generali, libri, stampati e pubblicazioni utilizzati da uffici e servizi
- beni materiali di facile usura (piccola attrezzatura d’ufficio, strumenti d’uso, materiale didattico, ecc.)
- beni utilizzati da più utenti, facilmente spostabili, come attaccapanni, portaombrelli, sedie, banchi, sgabelli, schedari, scale portatili, schermi, ecc.
- beni installati in modo fisso nelle strutture edilizie, quali pareti attrezzate, impianti di condizionamento, tende, veneziane, impianti e quadri elettrici, plafoniere, lampade e simili
- programmi applicativi (software) a prescindere dal costo in considerazione del loro uso, della loro rapida obsolescenza e del fatto che per questo tipo di bene si ha solo il diritto d’uso
La gestione dei beni mobili e immobili è affidata ai responsabili dei singoli servizi (assegnatari), mentre l’economo ha il compito di controllarne lo stato di conservazione.
